13 pequeñas cosas para simplificar tu jornada laboral

Ventajas de tener una larguísima lista de marcadores: encontrarse cosas pendientes de leer que merecen la pena. Desventajas: todas las demás. Entre esas cosas pendientes de leer que merecen la pena encuentro 13 small things to simplify your workday. Está muy enfocado al trabajo de oficina. Una lectura recomendable que paso a traducir:

"Haz las cosas díficiles mientras sean fáciles y haz las grandes cosas mientras todavía sean pequeñas. Una jornada de cientos de millas debe comenzar con un solo paso." -- Lao Tzu

Una de las mejores cosas que he hecho cuando me decidí a simplificar mi vida fue simplificar mi jornada laboral. Primero en mi trabajo diario y, después, dejándolo.

Eliminé buena parte de la rutina, aburrimiento y tareas administrativas con unos pocos y simples principios. Estos días he eliminado las tareas no esenciales y puedo centrarme en lo que de verdad quiero: crear.

No todo el mundo puede hacer pasos tan drásticos hacía la simplicidad, pero si posees cierto control sobre tu trabajo, puedes hacer algunas pequeñas cosas para simplificarlo de forma increíble.

Si no posees dicho control o te encuentras pensando para ti mismo "Yo no puedo hacer estas cosas", empezaré preguntándote ¿por qué no?. Es posible cambiar cosas, si no hoy ¿qué tal a largo plazo?. He encontrado en muchas ocasiones que pese a pensar que algo no era posible (por ejemplo trabajar desde casa) a largo plazo sí lo era.

No necesitas hacer todas estas cosas: elige una y pruebala. Luego elige otra y prueba a ver si funciona. Experimenta para encontrar qué funciona para ti. Y disfruta de un trabajo más simple.

1. Empieza pronto. Empezar el trabajo pronto es uno de mis trucos favoritos. Se está silencioso y tranquilo antes de que los teléfonos, el parloteo y las reuniones empiecen y puedo hacer mucho trabajo en paz. Para cuando el resto está empezando ya he terminado dos o tres grandes tareas.

2. Limita tus horas. Es irónico debido a que mucha gente trabaja durante muchas horas y piensa que hacen mucho más y son más productivos. Pero echar horas a lo bruto es un problema. En lugar de eso corta de raíz las horas y pon un límite --digamos 6 o 7 horas al día-- y consigue terminar el trabajo más esencial dentro de ese límite. Si eres consciente de que sólo trabajas 6 horas al día te asegurarás de terminar las tareas importantes primero y de desaprovechar menos tiempo. Las limitaciones te fuerzan a ser efectivo.

3. Haz una lista corta. Haz una lista larga con todas las tareas que tienes que hacer... y luego haz una más pequeña con 1-3 cosas que realmente quieres terminar. Elige de tal forma que, si solamente terminas estas tareas, aún así estés orgulloso del trabajo realizado hoy. Empieza con las tareas más importantes primero, antes de comprobar el email o leer cosas en Internet.

4. Agrupa las distracciones. ¿Cuáles son tus distracciones más comunes? ¿Quizá cosas como leer tu email, leer blogs, Twitter u otras redes sociales? Pon un tiempo para éstas, preferiblemente tarde. Digamos de 3 a 4 de la tarde. No hagas tareas que te distraigan primero. Agrupándolas en un periodo de tiempo estás permitiéndote hacer otro trabajo primero y aún así seguir obteniendo tu pequeño tiempo para distraerte. Otra posible aproximación es hacerlo durante 10 minutos al final de cada hora ¡pero sin pasarse de ese límite de 10 minutos!.

5. Escribe emails cortos. Si el email te quita grandes cantidades de tiempo al día entonces límitarte a dedicarle 3 o 4 frases por email puede ser una gran diferencia. Primero reducirá drásticamente el tiempo que te toma escribir y responder emails y segundo acortará las respuestas que te envíen de vuelta lo que redundará en que dediques menos tiempo a leer emails.

6. Limita las reuniones. Cuanto menos, mejor. Algunos de los máximos ejecutivos de Google hacen reuniones de apenas 5 minutos -- cualquiera que pretenda ir a una de éstas reuniones mejor que esté preparado... y sea conciso. Si puedes evitar las reuniones y obtener notas de las mismas u obtener una forma alternativa de comunicación te puede ahorrar varias horas a la semana.

7. Automatiza. Cuanto menos tareas rutinarias y repetitivas tengas que hacer más tiempo libre que tendrás para crear o para trabajo importante. Así que automatiza todo lo que sea posible: ten personas que escriban las cosas en formato digital, que se pueda obtener información de tu sitio web en lugar de tener que llamarte o enviarte un email, o usa un servicio que automatice los procesos de pago y/o envío de la mercancía... y cosas así.

8. Elimina el papeleo tradicional. Solía tener que hacer mucho papeleo e incluso entonces sabía que era una perdida de mi tiempo. Si los negocios y organizaciones pueden rellenar el papeleo en formato digital puedes ahorrar un montón de papel, tener que copiar, rellenar y demás esfuerzo duplicado. Siempre que sea posible, elimina el papeleo tradicional en favor del digital. Este puede ser un movimiento más a largo plazo.

9. Limpia tu escritorio. Esto puede hacerse en unos pocos minutos. Limpia todo lo que está encima del escritorio. Sólo vuelve a poner los pocos y esenciales objetos. El resto debe ser: archivado, dado a la persona apropiada, darle un lugar fijo en un cajón o tirado/reciclado. Toma decisiones rápidas y vuelve al trabajo.

10. Escapa(de la oficina). Si puedes escapar de la oficina, puedes encontrar un lugar tranquilo donde centrarte en el trabajo importante. Encuentra un lugar donde puedas trabajar, desconectarte de Internet y hacer tu trabajo y luego volver a conectar Internet y enviar el trabajo a donde se requiera. Trabajar desde casa es una buena opción. Cuántas más horas de "teletrabajo" puedas hacer en lugar de horas en la oficina, mejor.

11. Toma pequeñas pausas. Cada 15-20 minutos levantate del escritorio y toma una pequeña pausa para respirar. Puede ser una vuelta alrededor de la oficina, decirle hola a alguien o, incluso mejor, salir fuera a tomar algo de aire fresco. Pasearse, hacer que tu sangre circule, quizás masajearte el cuello y los hombros si notas tensión. Haz flexiones si quieres ponerte en forma. Cuando vuelvas al trabajo recuerda en qué estabas trabajando y abandona todas las distracciones.

12. Práctica un ritual de reconcentración. Cada una o dos horas haz un ritual de reconcentración. Esto toma sólo un minuto o dos. Debes empezar por cerrar/minimizar el navegador y tal vez las otras aplicaciones abiertas... y quizás luego tomarte un pequeño paseo de un par de minutos para aclarar la cabeza y recuperar tu circulación sanguínea. Luego vuelve a tu lista de tareas más importantes y planteate que es lo siguiente que debes llevar a cabo. Antes de volver a comprobar el correo o conectarte a Internet trabaja en las tareas importantes durante el tiempo que puedas. Repite este ritual a lo largo del día.

13. Planifica grandes periodos de tiempo creativo. No todo el mundo puede hacer esto pero, cuando es posible, pon una ventaja grande de tiempo --3 o 4 horas-- en tu horario para crear o hacer otro tipo de trabajo importante. Haz de esta ventana de tiempo algo sagrado y no aceptes ni reuniones ni que otras cosas sean planificadas para hacer durante esta ventana de tiempo. Sé despiadado a la hora de ignorar las distracciones y haz el trabajo que más te gusta durante estos periodos de tiempo. Regocijate en tu creatividad.

Como ya dice la entrada original, es cierto que no todos podemos poner en práctica todos (o alguno de) los consejos. Y añadiría que en España menos.